Kassenbuch führen – in 7 einfachen Schritten erklärt

1. Eine passende Software für dein Kassenbuch finden

Während einige Selbstständige das Kassenbuch handschriftlich führen, sind viele Unternehmer auf das digitale Kassenbuch umgestiegen. Die Vorteile: Deine Einnahmen und Ausgaben kannst du in einer Software abspeichern, Vorlagen verwenden, um Zeit und Arbeit zu sparen und wichtige Daten direkt in dein Programm übernehmen. Beginne deshalb mit dem richtigen Arbeitsprogramm:

• Finde eine passende Software, um das Kassenbuch zu führen.
• Arbeite alternativ mit gängigen Schreibprogrammen, wenn du die simple Variante bevorzugst.
• Leitest du ein Unternehmen mit mehreren Angestellten, kann sich ein spezielles Buchhaltungsprogramm, also ein digitales Kassensystem, durchaus lohnen. Es hilft dir, die Übersicht über deine Finanzen zu behalten und diese für dein Finanzamt nachvollziehbar zu dokumentieren.

2. Belege und Nachweise aufbewahren, sortieren und abheften

Hast du dich für eine Art der Kassenbuchführung entschieden, sorge dafür, dass du Belege über Ausgaben und Nachweise über Bargeldzahlungen gut aufbewahrst. Um dir die Arbeit zu erleichtern, solltest du deine Belege direkt sortieren und abheften oder digital übertragen. Aufzeichnungen und Belege über Bargeldzahlungen sind besonders wichtig, damit das Finanzamt dich nicht der Steuerhinterziehung bezichtigen kann. Alle Buchungen sollten nachvollziehbar sein, sodass du dich gegebenenfalls für ein Kassenzählprotokoll entscheiden kannst, wenn du es ganz präzise handhaben willst.

3. Bargeldeinannahmen sowie -ausgaben protokollieren

Wenn du ein Unternehmen führst, das hauptsächlich Bargeld einnimmt (zum Beispiel einen Imbiss, Obst- oder Gemüsestand), solltest du deine Einnahmen besonders sorgfältig protokollieren. Das ist wichtig, damit sich das Finanzamt auch bei einer spontanen Überprüfung nachweislich vergewissern kann, dass alles mit rechten Dingen zugeht.

4. Daten in dein Kassenbuch übertragen

Hast du die wichtigsten Unterlagen zusammen, geht es an den Eintrag in das Kassenbuch. Dieses muss einige Pflichtangaben enthalten:

• Das Datum muss eingetragen werden.
• Deine Einnahmen und Ausgaben solltest du als solche kennzeichnen.
• Trage stets eine Belegnummer ein.
• Schreibe einen Buchungstext (Verwendungszweck). Beispiel: "Bürobedarf" oder "Geschäftsessen"
• Netto-Beträge sowie die korrekte Währung der Einnahmen und Ausgaben sind anzugeben.
• Trage den Umsatzsteuerbetrag und den Umsatzsteuersatz ein.

5. Saldo und Endbetrag berechnen

Sobald du alle Einträge getätigt hast, errechnest du aus den Einnahmen und Ausgaben deinen Endbetrag. In der Kassenbuchführung wird dieser Betrag als Saldo bezeichnet. Für die Berechnung empfiehlt sich Präzision, vor allem, wenn du handschriftlich arbeitest. Denn während viele Buchführungsprogramme ein Saldo selbstständig errechnen, entfällt dieser Schritt bei einer manuellen Eintragung. Da jede Zahl hinter dem Komma zählt, arbeitest du deshalb am besten mit einem Taschenrechner, damit dir keine Fehler unterlaufen und das Finanzamt deine Rechnung nachvollziehen kann.

Tipp: Berechne den Endbetrag mindestens ein weiteres Mal, um auf der sicheren Seite zu sein. Gleiche auch die einzelnen Zahlen ab, wenn dir der Endbetrag zweifelhaft erscheint. Es kommt immer wieder vor, dass ein Fehler beim Übertragen einer Zahl unterläuft.

6. Wenn nötig: Korrektur durchführen

Gehe zum Schluss noch einmal alles genau durch. Ist später eine Korrektur oder Ergänzung notwendig, solltest du den früheren Eintrag nicht einfach "übermalen", damit eine Dritte Person dein Kassenbuch als Gesamtbild nachvollziehen kann. Wichtig ist es also, dass du den fehlerhaften Betrag nicht komplett unkenntlich machst. Sorge besser dafür, dass sichtbar wird, wann du den Eintrag gemacht hast und ergänze den korrekten Betrag leserlich.

Möchtest du dein Kassenbuch anschliessend überprüfen, beantworte dir folgende Fragen:

• Sind Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar?
• Stimmen die Zahlen mit deinem Saldo überein?
• Sind Buchungsnummern eingetragen?
• Stimmt das Datum?
• Gibt es Ergänzungen oder Notizen zu machen?

7. Kassenbuch für das Finanzamt bereithalten

Es kann passieren, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung veranlasst. Das ist nicht aussergewöhnlich und sollte bei korrekter Buchführung kein Grund sein, um nervös zu werden. Hast du dein Kassenbuch genau geführt, alles präzise eingetragen und errechnet und fleissig Belege gesammelt, ist das ein gutes Zeichen. Möchte das Finanzamt deine Kasse prüfen, achte auf folgende Punkte:

• Halte alle Unterlagen und Nachweise sortiert und bereit.
• Um Missverständnisse zu vermeiden, solltest du sämtliche Einnahmen und Ausgaben deines Betriebs offen legen.
• Schätzungen zu Zahlen aus deinem Betrieb solltest du vermeiden und lieber auf Nachweise setzen.
• Damit eine Betriebsprüfung reibungslos abläuft, empfiehlt es sich, dass du lieber pingelig genau arbeitest, statt Details auszulassen. Das ist zwar aufwendiger, zahlt sich aber im Ernstfall aus.