Sachbearbeiter Rechnungswesen: Aufgaben und Anforderungen

Was ist ein Sachbearbeiter für Rechnungswesen?

Ein Sachbearbeiter im Rechnungswesen ist für die Buchhaltung eines Unternehmens zuständig und muss entsprechend gut mit Zahlen und Bilanzen umgehen können, sich im Bereich der Krankenkasse und Sozialversicherung auskennen und mit der Materie des Rechnungswesens allgemein vertraut sein. Der Sachbearbeiter Rechnungswesen wird in vielen Teilbereichen der Buchhaltung und in der Finanzabteilung eines Unternehmens eingesetzt. Er ist entsprechend in vielen Wirtschaftszweigen notwendig, darunter in:

• der Handwerksbranche
• der Industriebranche
• der Dienstleistungsbranche
• Handelsbetrieben
• Organisationen
• Verbänden

Welche Aufgaben umfasst der Job des Sachbearbeiters für Rechnungswesen?

Der Sachbearbeiter Rechnungswesen ist im Grunde der Buchhalter eines Unternehmens oder arbeitet eng mit diesem zusammen. Das betrifft alle Finanzen, das Controlling und die Erfassung bestimmter Kennzahlen der innerbetrieblichen Buchführung. Typische Aufgaben für den Sachbearbeiter für Rechnungswesen sind durch die Unternehmensanforderungen bestimmt und betreffen die Pflege und Verwaltung im Buchhaltungsbereich, beispielsweise von:

• Zahlungseingängen
• Zahlungsausgängen
• Stammdaten
• Mahnwesen
• Korrespondenz mit anderen Firmen und Debitoren
• Korrespondenz mit Behörden und Ämtern

Weitere Aufgaben sind vom Unternehmen selbst abhängig. Das kann die Anfertigung von Statistiken und Bilanzen betreffen, die Auswertung von Berichten, die Organisation des Vertragswesens oder eine Schadensregulierung und Bearbeitung. Allgemein hat ein Sachbearbeiter viele administrative Aufgaben und kann verantwortlich für die Steuererklärungen und die Monats- und Jahresabschlüsse sein. Einige Betriebe setzen für den Job auch die Präsentation für die Unternehmensführung und bestimmte Fachabteilungen voraus, die dann vom Sachbearbeiter erstellt wird.

Was hat der Sachbearbeiter mit den Kunden eines Unternehmens zu tun?

Neben allen administrativen Tätigkeiten und der finanziellen und betrieblichen Buchführung stehen Sachbearbeiter im direkten Kontakt mit Kunden und Behörden. Durch die Arbeit des Sachbearbeiters werden Kunden entlastet. Sie können diverse Aufgaben an den Sachbearbeiter weiterleiten und übertragen, wobei auch der Weg für eine gute Zusammenarbeit geebnet ist.

Wieso ist der Sachbearbeiter Rechnungswesen auch für die Sozial- und Krankenversicherung des Personals verantwortlich?

Die Bearbeitung und Erfassung aller Beiträge für die Krankenversicherung und andere Sozialversicherungen obliegt dem Sachbearbeiter für Rechnungswesen und ist Teil der Buchhaltung. Dabei werden auch Steuern und Löhne berechnet, Geldflussrechnungen, Analysen und Kostenstellenrechnungen verfasst. Ein Sachbearbeiter muss sich darum mit der Krankenkasse und Sozialversicherungen auskennen.

Welche Voraussetzungen benötigt ein Sachbearbeiter für Rechnungswesen?

Neben dem vertrauten Umgang mit Zahlen und guten mathematischen Kenntnissen sind für den Sachbearbeiter gute Sprachkenntnisse notwendig. Voraussetzung ist eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium in diesem Bereich, um den Job als Sachbearbeiter anzugehen oder sich für die Stelle zu bewerben. Das Diplom des Sachbearbeiters für Rechnungswesen wird bei der Zulassung zur Berufsprüfung durch einen eidgenössischen Fachausweis anerkannt. Auch Kenntnisse im MS-Office- und Excel-Bereich sind notwendig, ebenso Erfahrung mit SAP. Der Schwerpunkt des Studiums oder der Ausbildung umfasst Kenntnisse im Bereich der Finanzen und Buchhaltung. Eine Spezialisierung kann im Betrieb selbst erfolgen, wenn sich der Sachbearbeiter mit den firmeninternen Dingen vertraut gemacht hat.

Welche Lernziele werden bei der Ausbildung des Personals angegangen?

Zunächst richtet sich der Bildungsgang für einen Sachbearbeiter für Rechnungswesen immer an bestimmte Zielgruppen, so an das Personal im Rechnungswesen, Praktikanten, Selbstständigerwerbende sowie Ein- und Umsteiger, die sich ein umfassendes und fachspezifisches Wissen aneignen möchten. Auch Personal, das bereits ein Diplom in diesem Bereich aufweist, wird durch einen Fortbildungskurs und die weiterführende Ausbildung ermöglicht, solidere Grundlagen zu bilden oder sich für bestimmte Bereiche mit Personal und Kunden zu spezialisieren. Lernziele einer solchen Ausbildung sind:

• das selbstständige Arbeiten in der Buchführung
• der sichere Umgang mit Steuern, Löhnen und den Bestimmungen der Mehrwertsteuer
• die Anwendung des Basiswissens im Bereich der Krankenversicherung und Sozialversicherungen
• die Unterstützung bei finanzieller Buchführung und Jahresabschluss
• die Schaffung der Grundlagen für den Bildungsgang

Was ist der Steuernachweis im Rechnungswesen?

Ein Sachbearbeiter für Rechnungswesen muss sich mit allen Belangen der Buchführung und des Steuernachweises auskennen. In grösseren Unternehmen obliegt es dem Sachbearbeiter, die Löhne und Steuern zu berechnen. Für den Steuernachweis einzelner Mitarbeiter kann so die korrekte Voraussetzung geschaffen sein, die das Steueramt für die Steuererhebung benötigt. Der Steuernachweis gilt als Bescheid, wenn folgende Dokumente erstellt und eingereicht werden:

• Bescheid über die Erteilung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Steueramts
• Bestätigung des Finanzamts mit Ausweis der Steuernummer und Umsatzsteuerpflicht

Ein eigenes Schreiben der Unternehmen mit einem Ausweis der Steuernummer ist nicht möglich. Das Dokument muss entsprechend durch den Sachbearbeiter korrekt erstellt werden. Für die Steuererklärung sind folgende Belege für den Einkommensnachweis notwendig, die auch als Steuernachweis gültig sind:

• Jahreslohnsteuerbescheid
• Rechnungen
• Kontoauszüge
• sonstige Abrechnungen

Daneben gibt es Ausgabenachweise, die wesentlich umfangreicher und von jedem Steuerpflichtigen selbst erbracht werden müssen und die den Steuerabzug rechtfertigen. Dazu gehören:

• Quittungen
• Rechnungen
• Kaufverträge
• Abrechnungen
• Kontoauszüge
• Bescheinigungen
• Ausgabenachweise